La veille réglementaire permet à une entité de s’assurer de la conformité de ses activités, de ses installations, de ses équipements, mais aussi de ses procédures internes avec l’ensemble des référentiels en vigueur.
Les étapes essentielles :
Identifier les textes applicables, étape indispensable de la veille réglementaire
Cette première étape est incontournable : elle permet de recenser les différents textes règlementaires applicables tenant compte des différentes activités de l’entité en question.
L’entreprise doit faire le tri dans les informations collectées : écarter l’inutile pour ne conserver que l’essentiel.
Évaluer la conformité
La veille règlementaire n’est pas une fin en soi mais plutôt une étape nécessaire et préparatoire pour une entité en vue de l’évaluation de la conformité de ses activités, ses équipements et ses procédures internes.
Un diagnostic est alors réalisé sur la base des textes règlementaires applicables précités.
Déterminer un plan d’action de mise en conformité
Si une non-conformité est détectée, l’entité doit alors établir un plan d’actions curatives, voir préventives, suivant la teneur de la non-conformité en question, dans le respect des procédures qualité définies en interne.
Le plan d’action est piloté en interne par le Responsable Qualité de l’entité : déclenchement action -> responsable -> délai -> clôture.
Mettre en œuvre le plan d’action prédéfini : l’aboutissement de la veille réglementaire
La mise en œuvre du plan d’action constitue l’ultime étape de la veille réglementaire.
Des modifications au sein de l’entité, en termes d’activité notamment, ou une évolution règlementaire, peuvent influer sur les exigences qui lui sont applicables et de ce fait sur sa conformité en lien avec ces exigences.
La veille réglementaire doit être en adéquation avec ces différentes évolutions afin d’ajuster éventuellement le plan d’action si nécessaire.
Afin de garantir que la liste des exigences applicables ne soit pas obsolète, des audits de conformité peuvent être réalisés par une entité externe.